I tuoi processi, gli automatismi giusti.
Il team ricopia informazioni o ripete gli stessi passaggi. Seguiamo un processo dall’inizio alla fine per individuare automazioni utili ed eccezioni che richiedono una decisione umana.
Un utilizzo preciso.
Inserimenti ripetuti
Individuare dove il dato viene copiato e quale fonte fa riferimento.
Passaggi tra team
Chiarire eventi iniziali, approvazioni e responsabilità a ogni tappa.
Software scollegati
Esaminare possibilità di scambio e limiti degli accessi disponibili.
Cosa ottieni dalla definizione.
Una mappa dei flussi
Dati, strumenti e regole che fanno avanzare il processo.
Uno schema dei flussi con ogni passaggio numerato, e il volume mensile che lo attraversa.
Priorità motivate
Opportunità valutate secondo frequenza, impegno ed eccezioni.
Una tabella ordinata, una riga per candidato, che mette le ore risparmiate ogni mese di fronte ai giorni di lavoro.
Uno scenario di realizzazione
Evento iniziale, azioni, accessi e casi di errore da gestire.
Una specifica di realizzazione che indica l’evento iniziale, i sistemi su cui scrive e cosa succede quando uno di questi non risponde.
Quanto tempo serve.
Da due a tre settimane per un processo. Preferiamo esaminarne uno per bene piuttosto che sorvolarne cinque. Lo schema e i volumi mensili tornano alla fine della prima settimana.
Cosa serve da Lei.
Un mese di volume reale
Quante volte il processo è girato il mese scorso, e quante di quelle volte è andato storto. Un’automazione si ripaga sulla frequenza, quindi è quel numero a decidere cosa costruire.
La regola per i casi scomodi
Qualcuno da parte sua deve mettere per iscritto cosa succede alle eccezioni. Quella decisione richiede spesso più tempo dell’automazione stessa, e nessuno fuori dal suo team può prenderla.