Al tuo team non serve un altro software

Una richiesta arriva via e-mail. Qualcuno la copia in un foglio di calcolo. Un collega riprende le informazioni per preparare un preventivo. Poi arriva un messaggio nella chat interna: «A che punto siamo con questo cliente?»

Tutti stanno lavorando. Una parte di quel lavoro consiste semplicemente nel far circolare le informazioni.

In una situazione così, acquistare un nuovo software è allettante. Ma prima di aggiungere un abbonamento, guarda cosa si inceppa tra gli strumenti che avete già.

Segui una richiesta dall'inizio alla fine

Prendi una pratica recente e ricostruisci il suo percorso con le persone che l'hanno gestita. Guarda ciò che è successo davvero, oltre al processo descritto nei documenti.

Dove è arrivata la richiesta? Chi l'ha inserita? Quando è stato necessario aspettare una risposta, ricopiare un indirizzo o cercare la versione giusta di un file?

Annota ogni passaggio di consegne. Potresti scoprire che il software funziona bene, ma nessuno sa a chi spetta il passo successivo.

In quel caso, chiarire una responsabilità può essere più utile di una nuova applicazione.

Il costo che non compare in fattura

Gli abbonamenti sono visibili. Le piccole operazioni quotidiane lo sono meno.

Prendiamo un esempio ipotetico: quattro persone dedicano quindici minuti al giorno ciascuna a ricopiare informazioni. Su cinque giorni, sono cinque ore di lavoro alla settimana.

Recuperare quel tempo non lo trasforma automaticamente in un risparmio economico. Può però servire a richiamare un potenziale cliente, gestire una pratica in più o finire la giornata senza correre.

Nel conteggio includi correzioni e interruzioni. Un inserimento di due minuti può costringere un collega a lasciare quello che stava facendo.

Semplificare, collegare o costruire?

Queste tre opzioni rispondono a problemi diversi.

• Semplificare, quando un passaggio non aggiunge più valore. Eliminare un resoconto che nessuno legge non richiede sviluppo.
• Collegare, quando gli strumenti vanno bene ma le informazioni vengono trasferite a mano. Un passaggio automatico può evitare il doppio inserimento.
• Costruire, quando un modo di lavorare specifico della tua attività non trova spazio nelle soluzioni esistenti, anche dopo averlo semplificato.

Un software su misura merita attenzione quando il bisogno è preciso, frequente e abbastanza importante da giustificarne la creazione e la manutenzione. «Mettere tutto nello stesso posto» non basta a definire quel bisogno.

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Un buon strumento deve togliere lavoro al team. Conta anche quello che aggiunge.

Parti da un solo passaggio di consegne

Scegli un ostacolo che il team riconosce subito. Per esempio: trasmettere una richiesta approvata alla persona che prepara il preventivo, senza reinserire i dati.

Misura il tempo impiegato oggi. Prova un miglioramento su alcune pratiche. Poi verifica il tempo recuperato, gli errori rimasti e l'opinione delle persone coinvolte.

Il test è promettente se il percorso diventa più semplice senza creare un altro obbligo di aggiornamento. Se bisogna alimentare un foglio aggiuntivo per far funzionare il nuovo strumento, torna al problema.

La tua azienda può avere bisogno di più applicazioni. L'essenziale è che il team riesca a completare il lavoro senza fare da corriere tra l'una e l'altra.

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C'è un passaggio che tutti aggirano o rifanno a mano? Porta un esempio concreto: vedremo come semplificarlo. Parliamone.